Synerglass Soft est une entreprise spécialisée dans l’informatisation et l’organisation globale des sociétés de transformation verrière. En effet, sur base de son expérience dans le domaine, Synerglass Soft propose à ses clients un logiciel unique ainsi que des services de proximité. L’objectif de Synerglass est clair: la croissance et l’internationalisation.
Dans cette optique, Synerglass a, dans un premier temps, fait appel à Yelido pour structurer la partie commerciale et la digitaliser au sein de l’écosystème Salesforce. Ainsi, le travail des commerciaux a pu davantage être cadré avec des données centralisées.
Une fois le processus commercial mis en place, l’équipe a constaté qu’un manque de communication entre les départements Commercial/Facturation/Comptabilité empêchait un suivi optimal. Yelido a alors proposé d’intégrer la facturation dans Salesforce et d’automatiser les échanges entre Salesforce et l’outil de comptabilité.
Processus commercial
- Aux commerciaux pour suivre leurs opportunités
- Aux account managers pour suivre les commandes clients et l’activation des services liés avec le département opérationnel
- Au service facturation pour la génération de plan de facturation et l’envoi de factures
- Aux managers pour contrôler l’activité commerciale et de facturation
Le processus commercial de Synerglass implémenté dans Salesforce permet un suivi complet des opportunités commerciales. Sur base du catalogue de prix complexe de Synerglass intégré à Salesforce, des devis de souscription et d’investissement sont créés incluant la génération d’un pdf personnalisé. Les frais mensuels, trimestriels, annuels ou encore simplement forfaitaires sont calculés en fonction des types de facturation des produits compris dans le devis.
Centralisation opérationnelle
Les commandes, provenants généralement d’opportunités commerciales, sont classées par type (souscription, investissement et régie). Les commandes peuvent être activées globalement ou par élément individuellement. Cette possibilité est très utile pour la souscription pour laquelle les éléments ne sont pas forcément activés au même moment. De plus, un système d’incrémentation automatique des commandes de souscriptions est mis en place afin que les nouveaux éléments sélectionnés par le client soient directement incrémentés à la souscription active de ce même client.
Processus de facturation
Chaque élément de la commande est lié à un traitement de facturation définissant les paramètres de facturation de l’élément. Lors de son activation, des transactions de facturation sont générées automatiquement sur base du traitement sélectionné, ce qui permet d’avoir une prévision financière fiable. Les éléments récurrents génèrent des transactions périodiques alors que les éléments d’investissement génèrent des transactions fixes sur base d’un plan de paiement (ex.: 30%-30%-40%). Le processus de facturation permet également la génération des factures au format pdf ainsi que leur envoi avec une gestion de règles TVA.
Finalement, des rapports de facturation permettent de visualiser facilement les éléments à facturer dans la période de facturation courante.
Intégration à la comptabilité (Adfinity)
Les factures envoyées au client sont également envoyées via API à l’outil comptable de Synerglass qui est Adfinity. Cette intégration facilite grandement les échanges d’information entre le département de facturation et celui de la comptabilité.