Naturhome est une entreprise de construction spécialisée dans la construction de maisons en bois contemporaines (segmentation premium). Au vu de la croissance de son activité, un besoin centralisation, de partage et de contrôle des données de l’entreprise s’est manifesté. L’objectif est d’améliorer le suivi de leurs dossiers, de tracer toutes leurs activités ainsi que de centraliser dans un seul système toutes les données d’un projet.
Processus commercial
Combiné à Hubspot, la solution de marketing automation utilisée par Naturhome, Salesforce est l’outil commercial de Naturhome. Une intégration entre les 2 outils a été mise en place afin que la demande de devis d’un prospect Hubspot engendre automatiquement la création d’une opportunité dans Salesforce. Ensuite, sur base d’un scoring généré par Salesforce, les dossiers, auxquels sont joints tous les documents liés, sont attribués aux deviseurs. Ceux-ci sont alors en charge de la réalisation du devis impliquant la sélection des sous-traitants. Ce processus de sélection est suivi dans Salesforce offrant un meilleur contrôle sur la collaboration de Naturhome avec chaque sous-traitant. Des rapports permettent également de monitorer l’activité commerciale de Naturhome globale et par commercial.
Processus opérationnel
- Aux commerciaux pour suivre leurs opportunités
- Aux deviseurs pour traiter les dossiers par ordre de priorité
- Au service administratif pour le suivi du chantier (avenants au contrat, sous-traitants, planning, bons de commande)
- Au service facturation pour la génération de plan de facturation et l’envoi de factures
- Aux clients pour suivre l’évolution du chantier et faire une demande de support si nécessaire
Le caractère haut de gamme de Naturhome requière un suivi client d’excellence. C’est pourquoi Naturhome a recours à Salesforce qui offre aux collaborateurs une vue 360° de chaque chantier en cours. Toutes les activités liées au dossier sont suivies dans Salesforce: mails, appels, rendez-vous mais aussi la gestion des avenants au contrat, des bons de commande fournisseurs ou de la facturation. Certains outils externes sont toujours utilisés pour leurs fonctionnalités sépcifiques mais sont intégrés à Salesforce pour maintenir l’objectif de vue 360° des dossiers. C’est le cas de Wrike, un logiciel de planification de projet, et de LuxDoc, un outil de gestion documentaire. Les collaborateurs peuvent alors via Salesforce, non pas planifier un chantier, mais visualiser la planification définie dans Wrike et visualiser la liste des documents stockés dans LuxDoc.
Processus de facturation
Le processus de facturation intégré à Salesforce permet la génération et l’envoi de factures au format pdf ainsi qu’un processus d’approbation bien défini. Dans le but de réduire davantage les actions manuelles, la génération automatique d’un plan de paiement (acompte, état d’avancement, solde…) pour chaque dossier est également mise en place. Celle-ci se base sur des plans de facturation déterminés préalablement par poste de travail spécifiant les paramètres de chaque tranche de facturation à générer. Lors de la génération de la facture, l’opérateur précise alors la ou les tranche(s) de facturation du plan de paiement à inclure dans la facture.
Suivi de chantier
Afin d’assurer le bon suivi de la facturation de ses chantiers, Naturhome organise régulièrement des réunions de synchronisation entre les responsables de chantiers et ceux de la facturation. Naturhome utilise Salesforce en tant que support pour fluidifier ces réunions. Pour chacune d’elles, la liste des commandes à parcourir est générée automatiquement. Les participants peuvent alors les passer en revue une à une et déterminer les éléments à facturer au client en fonction de l’état actuel du chantier. L’historique de la commande ainsi que certaines informations clés sont également disponibles dans cette vue permettant aux participants d’avoir une vision complète du dossier. A la cloture de la réunion, Salesforce va générer automatiquement les factures à envoyer aux clients. Le responsable de la facturation n’a alors plus qu’à les vérifier et approuver leur envoi.
Espace Client
L’espace client communique avec la plateforme Salesforce afin de partager le suivi du projet au client. Le portail comprend également un système de service après vente permettant au client de soumettre des demandes de support ou de consulter la base de connaissance mise à disposition directement à partir de l’espace client.
